【建築業界】図面は何枚？写真は何百枚？ 日々の仕事が10倍楽になるデータ・管理術
こんにちは、ixmedia編集部です。
建築業界では、日々、社外とのやり取りが当たり前ですよね。
施工業者、設計事務所、設備会社、外注先…。
図面や現場写真、各種資料の受け渡しは、プロジェクトの要でもあります。
情報が整理されていないと、ふとしたタイミングで
「最新版がどれか分からない」「探してもファイルが見つからない」
そんな困りごとに直面することも。
最悪の場合、社内で情報やデータの整理が出来ていないと、外部との連携が出来ず、プロジェクトに影響が出る場合も…
今回は、そんな事態を防げるような「現場×ファイル管理」をシンプルにする工夫をご紹介します。
情報が流れる「前」に、社内で整えておく大切さ
社外との連携に困る原因は、
クラウドやツールの問題だけではありません。
意外と見落としがちなのが、社内側のデータの置き場所・ルールがバラバラなこと。
社内の整理・整頓ができていないと、
そのまま社外にも伝わってしまう。
──これは建築現場に限らず、どの現場でも起きる現象です。
そこで、特別なIT知識がなくてもできる、
シンプルな整理術を2つご紹介します。
【今日からできる】現場ファイル管理のコツ
1. 1. クラウドに “1か所” 集約する ＋ 整理しやすいフォルダ構成にする
まずやるべきは、社内・現場内のデータの置き場所を1つにまとめること。
クラウド上にプロジェクトごとのフォルダを用意し、そこにすべてのファイルを集約するだけで、散らばったデータを探す手間は激減します。
そのうえで、フォルダの構成ルールも明確にしておくと、さらに効果的！
あとから見返したり、他の人が見ても、分かりやすいようなルールにしましょう。
📁 たとえば…
├─ 1F
│ ├─ 図面
│ ├─ 写真
│ └─ 見積・発注書
├─ 2F
│ ├─ 図面
│ ├─ 写真
│ └─ 見積・発注書
├─ 3F
│ ├─ 図面
│ ├─ 写真
│ └─ 見積・発注書
└─ 共通資料（契約書など）
もちろん、会社ごと・現場ごとに合ったルールにカスタマイズが必要ですが、
「とりあえずここに全て情報がある」というだけで、かなり迷いが減る＆効率が上がります…！
2. ファイル名にも命名ルールをつける
上記のフォルダルールに加え、実際の図面や写真ファイルにも命名ルールをつけておくと、
さらに情報の整理がわかりやすくかつ効率的に…！
ファイル名には、「日付」「フロア」「バージョン」など見分けがつくように、
必要な情報を整理してルール決めをしましょう！
例えば、
2025年4月27日に更新された、5階・東側・PS設備の図面で、2版目のものなら：
🗂️ 20250427_F5東_PS_v2.pdf
このように、日付・階層・内容・版数を含めたファイル名をつけるだけで、一覧表示でも最新版かどうかが一目瞭然になります。
加えて、ファイルの更新日時をチェックすれば、すぐにどのファイルが何の図面・写真なのかがわかる！
もうファイルを探して迷う時代は終わり…！
3. あとは「現場からアップするだけ」でOK
ここまで準備が出来れば、あとは現場からスマホでアップするだけでOK！
・現場で撮った写真
・現場で赤入れした図面
これらが**“自然と整理された形で”**社内に溜まっていきます。
「いちいち整理してる意識はないけど、ちゃんと整理されている」
そんな状態が自然と作れるのが理想です。
複雑なシステムや高機能なツールを使いこなすよりも、シンプルなルールを整えることの方が、実は整理の近道なのです。
ちょっとした補足：アクセス制限とオフライン対策も忘れずに
整理された状態ができたら、次は「誰が・どこまで見られるか」も少しだけ意識しておきたいところ。
たとえば──
・一部にだけしか見せたくない打ち合わせ資料
・関係者だけに絞って設計データを見せたい
などは、フォルダごとにアクセス権限を分ける設定をしておくと安心です。
また、山間部や地下など、電波が届きにくい現場もある建設業では、
“一時的にオフラインでも閲覧・保存できる仕組み”があるとより安心。
ここまで対応できていれば、
「ファイルがない！」「電波がない！」といった現場トラブルもグッと減るはずです。
まとめ
現場と社内、そして社外の連携をスムーズにするためには、
まず「1か所に集約」＋「命名ルールの徹底」から整えることがカギ。
特に建設現場では、
図面・写真・資料が日々増えていくからこそ、
最初にルールだけ整えておけば、あとは“アップするだけで自動的に整理される仕組み”が理想です。
さらに、アクセス権限やオフライン閲覧といった設定も加えれば、
「誰がどこまで見る？」「現場で見られない！」といったトラブルも未然に防げます。
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