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【今さら聞けない】簡単かつ安全なファイル共有方法とは?

 

新型コロナウィルスの影響によって、急速に進む働き方の多様化。
ワークスタイルを見直し、在宅勤務をはじめとするリモートワークやシェアオフィス、そして企業移転や移住までもが新たな選択肢となりました。

一方で、『今まで通り』が通用せず、新たに取り組むべき課題が浮き彫りになりました。
その課題の中でも、『業務の見える化』や、『セキュアかつスムーズなデータの共有方法』などが、ひと際取り沙汰されている印象です。(「なんかやったな~?」でお馴染みのSATORIや、モチベーションクラウド、SKYSEA Client View をテレビCMでよく見かけますよね!)

今回は『セキュアかつスムーズなデータの共有方法』の方を取り上げていきたいと思います!

 

 

 

【まずはじめに】3つのデータの共有方法

■NAS
機器を購入して、専用システムの構築し、ネットワークを通してファイルごと共有する方法です。
初期費用がかかり、社内でのメンテナンスが必要ですが、ユーザーは比較的簡単に使用出来ます。

■クラウドストレージ
サービスを契約して、インターネットを通してファイルごと共有する方法です。月額利用料がかかりますが(法人利用であれば有料サービスがおすすめ)比較的に安価で、運用の手間いらずです。

■ファイル転送サービス
特定のデータをサービスサイトにアップロードし、そのURLを共有・ダウンロードする方法です。
使用は簡単ですが、セキュリティの懸念と都度アップロードする手間が発生します。

 

 

【本題】おすすめの共有方法はやっぱり『クラウドストレージ』

利便性・コスト面・セキュリティ面を考慮しておすすめなのは、やっぱりクラウドストレージ。クラウドストレージは無料サービスもありますが、法人利用するなら有料サービスがおすすめ!
有料サービスもさまざまですが、1番避けたいのは『機能の持ち腐れ』。まずは、簡単で使いやすいサービスを選びましょう。

3つのおすすめPOINT

■初期投資を抑えられる
自社でサーバーを購入する場合と比べると、
初期投資は低コストで、利便性の高い環境を整えることが出来ます。

■いつでもどこからでも安全にデータの共有が出来る
インターネットにさえつながっていれば、会社や自宅や外出先から、
暗号化された通信でセキュアにデータにアクセス出来ます。

■社内での管理や運用の負担が軽くなる
自社内で定期的なシステムのメンテナンスや保守運用を行うのではなく、
サービス事業者が行うため、管理や運用の負担が軽減します。

 

 

【必読】ファイル共有だけじゃない!データ転送機能も?!

クラウドストレージは利用者同士がファイルをクラウド上で共有が出来るだけでなく、サービスによっては利用者以外(パートナー企業や取引先)とのデータ共有を『データ転送機能』で行うことが出来ます。※この機能がないもしくは別途オプションになっているクラウドストレージもあるので要確認!

今回はこの『データ転送機能』が標準装備されたクラウドストレージサービス『ixMark(イクスマーク)』のデータ共有手順をご紹介!

 

Step.1 共有したいデータを選択

共有したいデータを選択し、右クリックで『共有 –ixMark– 』をクリック!
ixMark上にデータが元々格納されていれば、わざわざアップロードする手間もありません。

 

Step.2 オプション機能をカスタマイズ

ダウンロード通知、ダウンロード期限、ダウンロードパスワードを任意で設定。
シチュエーションに応じて、自由にオプションをカスタマイズ出来ます。

選べるオプション機能一覧

・ダウンロード通知機能
データがダウンロードされた時に通知を受け取るアドレスを指定することが出来ます。

・パスワード設定機能
大事なデータに任意のパスワードを設定することが出来ます。

・ダウンロード期間設定機能
データをダウンロードできる期間を定めることが出来ます。

 

Step.3 URLを発行

オプション機能を設定しおわったら、いよいよURLを発行します。
ボタンひとつで、データをダウンロードさせるためのURLを簡単に発行することが出来ます。

 

Step.4 URLを共有

発行されたURLをコピーして、メールやチャットに張り付けて共有します。
たったこれだけで簡単にかつ安全にデータを共有が出来ます!

 

 

【さいごに】法人向けクラウドストレージ ixMark(イクスマーク)

ixMark / コスパNo.1!クラウド初心者の方にオススメ!

ixMark(イクスマーク)は、DropboxやGoogleドライブと同様に、インターネットにさえつながっていれば、スマホやパソコンを利用して、いつでもどこからでも、データにアクセスが出来ます。 法人専用だからセキュリティも万全!部署やプロジェクト単位での利用や、テレワーク導入の際のスタートアップとしての利用もオススメです!

 

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