【便利ツール紹介】Googleスプレッドシート　初級編

 

近年、働く場所の多様化で『Googleスプレッドシート』を活用するケースが増えています。
しかし、「Googleスプレッドシートって一体何？」「Excelとどこが違うの？」と思ったことありませんか？

そこで今回は、Googleスプレッドシートの基本情報やExcelとの違いについて紹介していきます。

 

 

 

 

【まずはじめに】Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートとは、Google社が提供しているクラウド型表計算ツールで、他のGoogleドキュメントなどのクラウド型ツールと非常に高い互換性があります。
基本無料で利用可能でオフライン環境でも作業でき、オンライン環境であれば複数人でリアルタイムに一つのシート内で作業が可能です。

また、表計算ツールであるため、単純な表計算やピポットテーブルの作成・データの入力規則も設定できます。

 

 

 

【比較しよう】GoogleスプレッドシートとExcelの違い

GoogleスプレッドシートとExcelは、同じ表計算ツールになりますが、大きく分けて以下3点違いが存在します。

	Googleスプレッドシート	Excel
操作環境	Web上のブラウザ	アプリケーション
同時編集	可能	設定が必要
自動保存	リアルタイムで可能	設定が必要

 

【それぞれおすすめの利用用途】
■Googleスプレッドシート
・機密性が低いもの
・更新頻度が高く、複数人での作業が必要なもの

■Excel
・機密性が高いもの
・テンプレート化して、必要に応じて作業が必要なもの

 

 

 

【早速始めよう】Googleスプレッドシートの始め方

①シートを開こう

スプレッドシートを開き、ホームの【新しいスプレッドシートを作成】の下にある【空白】をクリックすると、新しいシートが作成されます。

 

②シートを編集しよう

Excelとほぼ変わらない操作感で作業ができます。

 

③シートを共有しよう

自分が作成したシート他のユーザーに共有することができ、同時に閲覧・編集することが可能になります。共有方法は、画面右上の【共有】をクリックし、【ユーザーやグループを追加】にGmailアドレスを追加し共有するか、【リンクをコピー】でリンクを共有する方法があります。

 

 

 

【知っておこう】Googleスプレッドシートの基本機能紹介

コメント追加・閲覧

コメント機能は、文章や表、画像にメンションを付けてコメントで残すことができます。また、返信機能があるので、チャットやメールでやり取りしなくても、スプレッドシート上で完結します。
さらに、残したコメントは履歴いつでも確認できるため、編集内容の確認にも利用できます。

 

シートの共有権限の設定

シートは誰とでも共有ができますが、共有するURLによって権限を編集できます。編集権限は「制限付き」と「リンクを知っている人全員」の2つから選択可能です。

■「制限付き」の場合
シートの閲覧だけが可能であり、コメントや編集は不可

■「リンクを知っている人全員」の場合
編集権限の選択が可能で、共有ユーザーに適切な制限をかけられます。編集者に関しては、コメントの追加・編集など、シート発行者と同等の権限を付与できます。

 

形式を変更してダウンロード

Googleスプレッドシートで作成したファイルをさまざまな形式でエクスポートできる機能です。
「ファイル＞ダウンロード」から保存できます。

【ダウンロード形式】
・Microsoft Excel(.xlst)
・OpenDocument 形式(.ods)
・PDF ドキュメント(.pdf)
・ウェブページ(.html、Zip圧縮)

 

 

 

【さいごに】まとめ

本記事では、Googleスプレッドシートの基本情報やExcelとの違いについて紹介させていただきました。今回紹介した内容は、テレワークが推奨されている今、とてもメリットがある機能ばかりです。ぜひ、活用してみましょう。

 

 

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