【仕事の効率化】社員同士のチャットツール利用のポイント3選

 

コロナの影響で、社内でのコミュニケーションがオンラインに移行したものの、チャットツールでのコミュニケーションに苦手意識がある方は多いのではないでしょうか。

チャットツールでのコミュニケーションで仕事を進めるためには「チャット力」が、ビジネスパーソンにとって必須のスキルです。

そこで今回は、チャットツールを使ったコミュニケーションで絶対に抑えておくべきポイントと、おすすめのチャットツールを3つ紹介します。

 

 

 

【はじめに】チャットツールコミュニケーションのポイント

チャットツールを使ったコミュニケーションにおいて最も意識するべきことは「コミュニケーションコストを下げること」です。

コミュニケーションコストとは、発信者が発信した内容を受信者が受け取り、理解をする過程に発生するコストのことです。ここでは、『コスト＝時間』となります。

コミュニケーションコストが低い人は、なるべく少ない時間、やり取りで円滑に話を進めることができるため、業務がスムーズに進むことができます。
このセクションでは、意識すべきポイントを4つご紹介します！

 

① 要件を端的かつ明確に伝える

無駄な確認作業を発生させないために、要件を端的かつ明確に伝えるようにしましょう。
また対面以上に、わかりやすく具体的な表現を用いることを意識しましょう。

 

 

② 主語を明確にする

曖昧な表現は避け、主語を明確にすることが大切です。
主語を省略してやり取りをしたために、返信をもらえなかったり、相手と認識違いが発生する可能性があります。

チャットツールには、特定の相手や全体に対して投稿を通知する「メンション機能」があるので、それをうまく活用しましょう。

 

 

③ 引用文を活用する

メールやチャットツールなどで過去のメッセージを引用することで、何に対しての回答なのかが分かりやすくなります。
相手が過去のメッセージを遡る手間を省略することができるので、コミュニケーションコストは大きく下がります。

 

 

④ 依頼や判断の、背景まで伝える

依頼や判断の背景を伝えて、相手からの「なぜ？」という質問を返す手間を省略しましょう。
背景・目的が異なれば、目指すべきゴールは変わります。

 

 

このように、メンバー全体が相手の立場に立って「コミュニケーションコスト」を意識することで、テレワークでのパフォーマンスは圧倒的に上がるでしょう。

 

 

※おまけ※　柔らかい表現と早い返信を心がける

相手の表情が見えないチャットツールだからこそ、柔らかい表現を用いることや、なるべく早い返信を心がけることも重要です。

また、すぐに返信が出来ない時には一次返信をしたり、スタンプで了承の旨を伝えたりすることで、相手に不安を与えないやり取りを心がけましょう。

 

 

 

【必見】おすすめのチャットツール3選

Slack

 

Slackは世界的なシェアの高さと拡張性の大きさが特徴です。
個人や組織、プロジェクト、顧客別などで自由に「チャンネル」を設定することができるため、話題を整理しやすく、やり取りの検索や管理が簡単です。
また、絵文字でリアクションができる点なども便利です。

 

 

 

 

LINE WORKS

 

LINE WORKSはビジネス版のLINEです。
個人向けチャットツールのLINEと機能はほぼ変わらないため、多くの人が使い慣れていることが大きな強みです。
また、外部トーク連携で他社のLINE WORKSアカウントや一般のLINEアカウントともやり取りが可能です。

 

 

 

 

Mattermost

 

Mattermostは自社サーバーに構築できるビジネスチャットツールです。
いわゆる「オンプレミス型」として、クローズな環境にツールを構築するので、強固なセキュリティが実現できます。

 

 

 

 

【さいごに】まとめ

今回はチャットツールを使ったコミュニケーションのポイントとおすすめのチャットツールを3つご紹介しました。
「チャット力」はビジネスパーソンとして、必ず身に着けるべきスキルです。日常的に相手の立場に立ってコミュニケーションするように心がけましょう。

また、チャットツールにはそれぞれの特徴があるので、まずは使ってみて自分に合ったツールを見つけてください！

 

 

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