Internet Explorerでは表示が崩れる場合がございますので、下記推奨ブラウザにてご確認ください。
推奨ブラウザ:Chrome,MicroSoft Edge,Fire Fox

ixmeadia

中小企業のIT専任担当じゃない人のためのメディア

【仕事の効率化】社員同士のチャットツール利用のポイント3選

 

コロナの影響で、社内でのコミュニケーションがオンラインに移行したものの、チャットツールでのコミュニケーションに苦手意識がある方は多いのではないでしょうか。

チャットツールでのコミュニケーションで仕事を進めるためには「チャット力」が、ビジネスパーソンにとって必須のスキルです。

そこで今回は、チャットツールを使ったコミュニケーションで絶対に抑えておくべきポイントと、おすすめのチャットツールを3つ紹介します。

 

 

 

【はじめに】チャットツールコミュニケーションのポイント

チャットツールを使ったコミュニケーションにおいて最も意識するべきことは「コミュニケーションコストを下げること」です。

コミュニケーションコストとは、発信者が発信した内容を受信者が受け取り、理解をする過程に発生するコストのことです。ここでは、『コスト=時間』となります。

コミュニケーションコストが低い人は、なるべく少ない時間、やり取りで円滑に話を進めることができるため、業務がスムーズに進むことができます。
このセクションでは、意識すべきポイントを4つご紹介します!

 

① 要件を端的かつ明確に伝える

無駄な確認作業を発生させないために、要件を端的かつ明確に伝えるようにしましょう。
また対面以上に、わかりやすく具体的な表現を用いることを意識しましょう。

★ワンポイントアドバイス★
「明日中に納品をお願いします」ではなく、「明日の午前10時までにXX様へ〇〇の納品をお願いします。」
など、明確にできる部分はなるべく明確伝えましょう!

 

 

② 主語を明確にする

曖昧な表現は避け、主語を明確にすることが大切です。
主語を省略してやり取りをしたために、返信をもらえなかったり、相手と認識違いが発生する可能性があります。

チャットツールには、特定の相手や全体に対して投稿を通知する「メンション機能」があるので、それをうまく活用しましょう。

 

 

③ 引用文を活用する

メールやチャットツールなどで過去のメッセージを引用することで、何に対しての回答なのかが分かりやすくなります。
相手が過去のメッセージを遡る手間を省略することができるので、コミュニケーションコストは大きく下がります。

 

 

④ 依頼や判断の、背景まで伝える

依頼や判断の背景を伝えて、相手からの「なぜ?」という質問を返す手間を省略しましょう。
背景・目的が異なれば、目指すべきゴールは変わります。

★ワンポイントアドバイス★
例えば、資料の作成を依頼する際に、社内向けなのか、社外向けなのかで、成果物は異なります。
背景を伝えることで、どのような資料を作成すればよいのか相手が意識しやすくなります。

 

 

このように、メンバー全体が相手の立場に立って「コミュニケーションコスト」を意識することで、テレワークでのパフォーマンスは圧倒的に上がるでしょう。

 

 

※おまけ※ 柔らかい表現と早い返信を心がける

相手の表情が見えないチャットツールだからこそ、柔らかい表現を用いることや、なるべく早い返信を心がけることも重要です。

また、すぐに返信が出来ない時には一次返信をしたり、スタンプで了承の旨を伝えたりすることで、相手に不安を与えないやり取りを心がけましょう。

 

 

 

【必見】おすすめのチャットツール3選

Slack

 

Slackは世界的なシェアの高さと拡張性の大きさが特徴です。
個人や組織、プロジェクト、顧客別などで自由に「チャンネル」を設定することができるため、話題を整理しやすく、やり取りの検索や管理が簡単です。
また、絵文字でリアクションができる点なども便利です。

 

※おすすめポイント※
チャットツールやSNSに慣れている人は感覚的に使うことができる

 

 

 

LINE WORKS

 

LINE WORKSはビジネス版のLINEです。
個人向けチャットツールのLINEと機能はほぼ変わらないため、多くの人が使い慣れていることが大きな強みです。
また、外部トーク連携で他社のLINE WORKSアカウントや一般のLINEアカウントともやり取りが可能です。

 

※おすすめポイント※
タスク管理ができるカレンダー、掲示板、アドレス帳、アンケートなどの機能がある

 

 

 

Mattermost

 

Mattermostは自社サーバーに構築できるビジネスチャットツールです。
いわゆる「オンプレミス型」として、クローズな環境にツールを構築するので、強固なセキュリティが実現できます。

 

※おすすめポイント※
Slackと同程度の拡張性と使い勝手の良さを持ちつつ、Slackよりも低価格で導入することができる

 

 

 

【さいごに】まとめ

今回はチャットツールを使ったコミュニケーションのポイントとおすすめのチャットツールを3つご紹介しました。
「チャット力」はビジネスパーソンとして、必ず身に着けるべきスキルです。日常的に相手の立場に立ってコミュニケーションするように心がけましょう。

また、チャットツールにはそれぞれの特徴があるので、まずは使ってみて自分に合ったツールを見つけてください!

 

 

その他おすすめの記事はコチラ

 

 

一覧に戻る

PAGETOP

資料ダウンロード

クラウドストレージ活用方法から比較資料まで、
日々の業務に役立つ資料をご用意しております。

ダウンロードページ

お問い合わせ

03-5549-4646

営業時間 10:00~18:00(土日・祝日除く)

お問い合わせフォーム

お申込み

ixMarkを新規でご利用されるお客様は、
こちらのフォームからお申込みください。

お申込みフォーム