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【ポイント解説】クラウドツール導入前に知りたい3つのこと

 

近年、業務効率化を目的として『クラウドツール』を導入する企業が増えています。
しかし「自社に合うツールが分からない…」「何を決め手に導入すればいいか分からない…」など
種類豊富な中から自社に最適なクラウドツールが分からない方は多いのではないでしょうか。

そこで! 今回はクラウドツールを導入前に押さえておきたいポイントを3つご紹介します!

 

 

 

【知っておこう】クラウドツール導入の3つのポイント

働き方の多様化の影響で、「クラウドツール」は一口に言っても、種類が多くあり、選択するのに作業コストをかけてしまいます。
そうならない為に、以下3つのポイントを押さえておきましょう!

①クラウドツールを導入する目的を明確にしよう
②利用する人数を把握しよう
③利用者全員のITレベルを把握しよう

 

①クラウドツールを導入する目的を明確にしよう

クラウドツールによって、様々な機能や特徴があります。
そのため、クラウドツールを導入する目的や課題が明確でないと、
かえって、手間が増えたり余計なコストがかかってしまう恐れがあります。

クラウドツールは一度導入すると、別のクラウドツールへの乗り換えのハードルが高くなりがちです。

そのため、目的を認識して自社にあったクラウドツールを選定しましょう。

 

②利用する人数を正確に把握しよう

基本的にはクラウドツールによって利用人数に制限があります。
20名程度しか利用しないのに、100名も利用できる大容量プランを導入すると、それだけでコストの無駄になってしまいます。
社内で利用する人数は正確に把握し、最適なクラウドツールを選びましょう。

 

④利用者全員のITリテラシーを把握しよう

導入後に利用者から「使い方がイマイチ分からない…」っという指摘はよくあります。そうなると、業務効率向上を目的に導入したつもりが、かえって業務効率を落としてしまいます。
クラウドツールは利用者全員ができるだけ平等に使えないと意味が無いです。
その為、導入前に利用者全員のITリテラシーを把握しておくことが大事です。

※ちょこっとアドバイス※
クラウドツールの導入時、社内に「管理者」が必要になります。
社内でITに詳しい人がいるか、また導入予定のクラウドツールに管理者向け機能が充実しているか注視しましょう。

 

 

 

【解説】クラウドツールの種類を簡単におさらい

クラウドツール導入のポイントを押さえたうえで、みなさんが次に考えるのは「どんな種類があるのか?」だと思います。
このセクションでは、数多くあるクラウドツールの中から主要な2つを簡単におさらいしましょう。

 

グループウェア

グループウェアとは、社員同士のコミュニケーションを円滑にし、業務を効率化する為のクラウドツールです。

【代表的な機能】
・スケジュール管理
・タスク管理
・インフォメーション(掲示板)
・チャット
・オンライン会議 など…

グループの協調・協業を後押しする多彩な機能が備われています。
社内のさまざまな情報が時間や場所の制約なく確認できるので、チームでの仕事にスピード感を持たせることができます。また、ペーパーレス化の促進にも役立てます。

 

 

クラウドストレージ

クラウドストレージとは、インターネットを通じて利用するファイルの保管庫のことです。

【代表的な機能】
・データの自動バックアップ
・ファイルの共同編集
・データ転送機能

インターネットに接続できれば、どこからでもアクセスが可能です。
さらに、データの自動バックアップやファイルの共同編集機能もあるので、チームで仕事を進める際には、重宝するクラウドツールだといえます。

 

 

 

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クラウドツールを導入する上で、押さえておきたいポイントや種類を簡単におさらいしましたが、
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【さいごに】まとめ

本記事では、クラウドツールを導入する上でのポイントと主要な2つのツールをご紹介しました。
結論、大事なことは自社の状況と扱う情報を理解してクラウドを選ぶことです。
目的に応じたクラウドツールを選定し、活用して、限られた業務時間を有効活用していきましょう。

 

 

 

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