失われたら終わり？業務データを守るためのバックアップ入門

2024-10-21

最近よく耳にするバックアップの重要性。ですが、そもそもバックアップとは何か、なぜ必要なのかをしっかり理解している人は少ないかもしれません。本記事では、ITリテラシーが低い方でも分かりやすく、バックアップの必要性やその基本を解説していきます！

 

 

 

 

1. バックアップって何？その必要性とは？

バックアップとは、企業にとって大切なデータのコピーを別の場所に保存しておくことです。
なぜこのバックアップが重要なのか？
それは、突然のトラブルでデータが失われた場合、業務の継続が難しくなるからです。例えば、以下のようなケースを考えてみてください。

パソコンやサーバーの故障

急にシステムが動かなくなり、顧客情報や契約データがすべて消えてしまうと、その後の業務はどうなるでしょうか？
新規案件の進行がストップするだけでなく、既存顧客への対応ができず、信用を失う危険性があります。

誤操作やデータ削除

何気なく削除したファイルが、実は重要なプロジェクトデータだったという事態も起こり得ます。
バックアップがなければ、データの再作成に莫大な時間とコストがかかり、プロジェクトが遅延する可能性が高いです。

災害や停電

地震や火災などの自然災害で、物理的にデータが保存されている機器が破壊されるリスクもあります。
これによって、会社の重要な資料がすべて失われ、復旧に長期間かかってしまうことも考えられます。

 

このようなトラブルが起こると、単にデータが消えるだけでなく、業務が止まってしまい、取引先や顧客との信頼が損なわれることに繋がります。
実際、データの消失が原因で、事業を継続できなくなる企業も少なくありません。
だからこそ、バックアップはただの「データの保険」ではなく、事業を守るための生命線です。BCP（事業継続計画）の一環としても、バックアップは重要な役割を果たし、トラブルが起きた際でも、素早く業務を再開できるように備えておくことが求められます。

 

 

 

2. どんなデータをバックアップすべき？

すべてのデータをバックアップする必要はありませんが、企業ごとに優先すべきデータには違いがあります。まず考えるべきは、業務に支障をきたす可能性がある重要なデータです。以下のようなデータは、バックアップの優先順位が高いとされています。

顧客情報や契約データ

これらの情報が失われると、取引やサービス提供に大きな支障が生じます。お客様との信頼を損なうリスクもあります。

財務データや帳簿

会社の経営状況や支出を把握するためのデータが消失すると、運営そのものに影響が出る可能性があります。

プロジェクト関連のデータや作業ファイル

プロジェクトの進捗状況や作業の成果物は、業務の中断を引き起こす可能性があるため、定期的なバックアップが重要です。

システムやアプリケーション設定

復旧に時間を要するシステム設定やアプリケーションのデータも、早急に再設定が必要なため、バックアップを取るべきです。

 

優先順位をつけることが重要です。
企業の規模や業種に応じて、どのデータが最も重要かを判断し、バックアップ体制を整えましょう。
また、データの重要性に応じて、バックアップの頻度や保存期間も調整することが大切です。

 

 

3. バックアップについて必要なこと

 

3-1. 現在のデータ保存方法を確認しよう

クラウドを使っている場合

外部のクラウドサービスにデータを預けています。この場合、サービス提供元がバックアップを管理していることが多いですが、内容を確認してみましょう。
バックアップオプションが含まれている場合もあるので、そちらも含めて確認しましょう。

自社内でサーバーを使っている場合（オンプレミス）

データは自社のサーバーに保管されています。この場合、バックアップの運用は自社で行わなければなりません。
専用の設備や管理が必要なので、コストや手間を確認することが大事です。

 

どちらの場合も、現在の保存状況に合わせて、次のステップで適切なバックアップ方法を検討しましょう。まずは現状をしっかり把握することが大切です。

また、すべてのデータをバックアップするのではなく、優先順位をつけることが大切です。たとえば以下のようなデータは優先的にバックアップしましょう。

・業務に不可欠なデータ：　例) 顧客情報や会計データ
・法的に保管が義務付けられているデータ
・頻繁に使われるデータ

こうした重要なデータを優先的に保護することで、データ消失リスクを減らし、トラブル発生時でも迅速な復旧が可能です。

 

 

3-2. バックアップ方法の選択肢を理解しよう

次に、自社に最適なバックアップ方法を検討します。クラウドバックアップとオンプレミスバックアップ、それぞれの特徴を比較し、表で確認しましょう。

選択軸	クラウド	オンプレミス
運用	専任部署や担当者が不要	運用管理にリソースが必要
セキュリティ	提供元に依存	自社で完全に管理可能
データアクセス	どこからでもアクセス可能	社内ネットワーク内で制限可能
容量	柔軟に拡張可能	物理的容量に依存（サーバー追加が必要）
コスト	初期コスト低、月額費用あり	初期投資高額、運用コストも考慮

 

 

クラウドバックアップ

クラウドバックアップでは、インターネットを通じてデータを外部のサービスに保存します。

・利点
初期投資が少なく、専任の運用担当者が不要で、どこからでもデータにアクセスできる利便性があります。また、容量の拡張も簡単です。

・課題
セキュリティは提供元に依存するため、信頼性のあるサービスを選ぶことが大切です。

 

オンプレミスバックアップ

オンプレミスバックアップは、自社内にサーバーを設置してデータを保管します。

・利点
セキュリティを完全に自社で管理でき、外部にデータを預けるリスクがありません。情報の機密性が高い企業には特に適しています。

・課題
専用の設備やリソースが必要で、初期投資や運用管理の負担が大きくなります。物理的な設備には限界があり、容量を増やすには新たなサーバーの導入が必要です。

 

 

3-3. 必要な設備や運用環境を整えよう

オンプレミスバックアップを選択する場合、適切な運用体制と設備の整備が必要です。以下のポイントを確認しておきましょう

・物理的なサーバー設置
サーバーを設置するための専用スペースや、適切な冷却システムが必要です。

・保守・運用体制の整備
データの管理を担当する技術者や、障害発生時に対応できる保守体制が必要です。

 

また、バックアップの頻度とスケジュールを決めることも重要です。

・業務に重要なデータ
毎日バックアップを行うのが理想です。

・あまり使用しないデータ
週1回や月1回など、データの重要性に応じて頻度を調整しましょう。

 

定期的にバックアップの状況をチェックし、きちんとデータが保存されているか確認することも忘れずに行いましょう。

 

 

まとめと次のステップ

バックアップの重要性や、クラウドバックアップとオンプレミスバックアップの違いについてご理解いただけましたでしょうか？データの保護は、どんな企業も抱える課題です。バックアップ方法を選択する際には、自社の現状やリソース、データの重要性に基づいて最適なソリューションを導入することが重要です。

まずは現在のデータ保存状況を確認し、最適なバックアップ方法を選定しましょう。

 

もっと詳しく知りたい方向けの記事はこちら

 

 

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