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【便利ツール紹介】Googleスプレッドシート 応用編

 

【便利ツール紹介】Googleスプレッドシート 初級編をまだお読みでない方は、ぜひ初級編からご一読ください!

 

 

【スプレッドシートからTrelloへタスクをまとめて転記する方法】

GASのコードをさわらなくてもOK!
スプレッドシートに3つの情報を入れればあっという間に連携します!

 

 

【まずはじめに】Googleスプレッドシートの魅力

初級編でもExcelとの違いを簡単にご紹介しましたが、日常使って感じるスプレッドシートの魅力は、『リアルタイムに複数人で編集・管理ができる』ことです!
プロジェクトやタスクの進捗確認やスケジュール管理、売上管理などのリアルタイムに更新が必要な際に便利なツールです。

 

 

 

【知っておこう】Googleスプレッドシートの応用機能紹介

アドオンの利用

Googleスプレッドシートには、「アドオン」と呼ばれる拡張機能が存在しています。
アドオンとは、ソフトウェアに新たな機能を追加するプログラムのことで、本来Googleスプレッドシートに搭載されていない機能を追加することができます。

【ビジネスにおすすめのアドオン】
■Template Gallery
見積書や請求書、スケジュール管理などのテンプレート

■Google Analytics
Webサイトのコンバージョン率やセッション数などの情報をまとめる

■Yet Another Mail Merge
名前やメールアドレスなどの情報を入力することで、メール(Gmail)の一括送信ができる

■DigitalStamp4Sheet
請求書や契約書に電子印鑑を捺印することができる

■Mapping Sheets
取引先の会社や顧客のリストなどを入力することで、マップにして表示できる

このように会社にあったアドオンを導入することで、Googleスプレッドシートを最大限活用することができます。

 

削除済み過去データの確認

Googleスプレッドシートには、編集中のシートに対して自動保存されます。
ですが、誤って削除してしまったとしても、すぐに過去データから参照・確認ができます。

また、複数人で作業したデータも自動保存されているため、別ユーザーが削除したデータを自身で確認することもできます。

★注意★
データはGoogle drive(クラウドストレージ)に保管されています。
無料版では容量制限があるため、長期間で大量のデータを処理していた際に、うまく自動保存されない可能性があります。

 

別シートからの情報参照

Googleスプレッドシートには、別シートから情報を参照することができます。別シートで利用している複雑な関数処理を自動で行ってくれるため、スムーズにシートへの移行・編集作業が可能になります。

 

 

 

【必読】生産性が向上するGoogleスプレッドシートの活用法

ガントチャート

ガントチャートとは、プロジェクトの進捗や工程・スケジュール管理を行う表のことです。
視覚的に分かりやすく、リアルタイムに更新を行うことで生産性向上が期待できます。また、ガントチャートは既にテンプレート化されているため、初めての方はこちらを活用することをおすすめします。
※「テンプレートギャラリー」→「ガントチャート」で表示されます

より凝ったデザイン・機能性を追加したガントチャートにしたい場合「ProjectSheet Planning」を活用することをおすすめします。

 

チェックボックス

表計算ではなくタスク管理としてGoogleスプレッドシートを活用する場合、チェックボックを作成することで、タスクの進行状況が簡単に確認できます。
複数人でプロジェクトを進行する際に、何度も確認しなくても一目でリアルタイムの進捗が確認できます。
※「挿入」→「チェックボックス」で指定の場所に追加されます

 

プルダウンリスト

セルに入力するデータが決まっている場合に、プルダウンリストを作成することで、あらかじめ入力データを設定することができます。
リストに一覧表示させて、そこから選択できるようにすることで時間も手間も節約でき、複数人で編集を行う際に発生しやすい入力ミスも減ります。
※「データ」→「データの入力規則」で設定画面が表示されます

 

 

 

【さいごに】まとめ

本記事では、Googleスプレッドシートの応用機能と活用法について紹介させていただきました。
Googleスプレッドシートは、場所を選ぶことなくWeb上で簡単に作業できるため、プロジェクト管理には非常におすすめのツールです。

テレワークでもメリットがある機能ばかりです。ぜひ、活用してみましょう。

 

 

 

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