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【便利ツール紹介】Googleスプレッドシートをチーム利用しよう!

 

Googleスプレットシート(以下スプレットシート)、皆さんは使いこなせていますか?
Excelに似ているけれど、共同編集できるのはスプレットシートの強みではないでしょうか?

この強みを仕事で活かさない手はありません。
そこで今回は、そんなスプレットシートをチーム利用術をご紹介!

 

 

 

 

【おさらい】スプレットシートの特徴

スプレッドシートは、Googleのクラウドサービスである「Googleドライブ」上にファイルを作成し、編集を行います。
パソコンやスマートフォンなど、様々な機器やOSでアクセスできるため、複数人数での編集が簡単に行えます。

また、スプレットシートは同期型のクラウドサービスです。メンバーがファイルを更新すると、即座にクラウド上に更新が反映・保存されます。
そのため、ほかのメンバー最新のファイルをすぐに閲覧でき、万一PCが壊れた場合でもファイルは最新版でクラウドに保存されているため安心です。

スプレットシートの基本的な紹介に関しては、こちらの記事で紹介しています!
▶▶▶【便利ツール紹介】Googleスプレッドシート 初級編

 

 

 

【活用編】スプレットシートをチーム仕様にカスタマイズしよう

スプレットシートは、先ほど説明した通り、どこでも簡単に共同編集が出来ることが強みです。
そこで、スプレットシートをより有効的にチーム利用するためにおすすめの機能をご紹介!

 

テンプレート

Googleスプレッドシートでは、初めからさまざまなテンプレートが用意されています。
代表的なのが、社内のプロジェクトごとにタスクやスケジュールを管理する「ガントチャート」です。

「ガントチャート」のテンプレートでは、フェーズごと、週ごとに色分けされた表が用意されています。これによって、タスクごとの進捗管理を一覧表形式で管理することができます。

また、メンバーのシフトのスケジュールを共有できる「従業員シフトスケジュール」、「イベントマーケティングのタイムライン」などのテンプレートなども用意もあり、多種多様な使い方が可能です。

テンプレートは「スプレットシート」のトップページの上部、「テンプレートギャラリー」から選択することで、利用することができます。

 

 

アドオン

Googleスプレットシートでは拡張機能として、アドオンが用意されています。

チーム利用でおすすめアドオンは「Remove Duplicates」というアドオンです。

この「Remove Duplicates」では、セルの範囲を選択するだけで、重複した部分を自動的に抽出してくれます。さらに、色分けして一括削除することができます。これなら、重複箇所を一つひとつ目視で検索する必要がないので、時間の節約につながります。

アドオンの追加は、スプレットシートの上部メニューから追加することが可能です。

「拡張機能」 > 「アドオン」 > 「アドオンの取得」
を選択することで、アドオンの検索ができます。

アドオンなど、共同編集に使える様々な機能に関しては、こちらの記事で紹介しています!
▶▶▶【便利ツール紹介】Googleスプレッドシート 応用編

 

 

 

【実践】チーム利用の活用例をご紹介!

チームメンバーのスケジュール管理

メンバーのスケジュールをいちいちホワイトボードなどに記入して管理している方々も多いのではないでしょうか?

スプレットシートを活用することで、メンバーのスケジュールを簡単に共有することができます!
どこからでも、スケジュールの更新、メンバーの予定を確認することができるためおすすめです!

「スケジュール」は前述の「テンプレートギャラリー」で用意があるので、難しいテンプレートを作成する必要もありません。

 

 

ガントチャートでプロジェクト管理

テレワークなどが推進される中、プロジェクト管理のハードルが上がっているかと思います。
そこで、Excelと同じような操作感で、共同編集が気軽に行える、
スプレットシートを用いた、プロジェクト管理がおすすめです!

過去に、スプレットシートを使ったガントチャート運用に関してこちらの記事で紹介しています。
ガントチャートを運用するポイントなどをまとめているので、是非ご活用ください!
▶▶▶【テンプレート大公開!】ixmedia編集部が推薦するタスク管理の必殺ガントチャート

 

 

【さいごに】まとめ

今回はスプレットシートを有効的にチーム利用をする機能をご紹介いたしました。
スプレットシートは同時編集が可能で、どこからでもアクセスできるため、チーム利用がおすすめです!

本記事を参考にスプレットシートを用いて仕事の効率を向上させましょう!

 

 

 

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